Sådan skriver du et nyt selskabspolitisk memo

Virksomhedsejere har mange grunde til at oprette nye politikker og procedurer. En virksomhed bør have både en medarbejderhåndbog og driftshåndbog skrevet og anerkendt af alle medarbejdere. Disse bøger registrerer virksomhedspolitikker. Hvis en politik ændres eller en ny implementeres, skal arbejdsgiverne underrette medarbejderne om ændringen. At skrive notatet til en ny eller opdateret virksomhedspolitik er det første skridt.

Memo Format

De fleste forretningsordbehandlingsprogrammer som Microsoft Word har skabeloner til forretningsmemoer. Skabeloner letter processen med at formatere et notat. Du tilføjer blot komponenterne til skabelonen for at formatere dit notat. De fleste skabeloner sætter ordet Memo eller Memorandum over toppen i en stor skrifttype. De kan også medtage i en mindre skrifttype en clarifier som f.eks. Fortroligt eller til intern brug . Dette kan alle være i overskriften på siden.

Legemet i notatet skal bruge forretningsformatering, kaldet blokformatering. Juster hver sektion med venstre margen og adskille hver blok med linieplads. Business skrifttype valg bør være Courier, Arial eller noget lignende. Pointen skal være læselig. Virksomheds skrifttypestørrelse er normalt 12 point.

Den første blok er distributions-, dato- og fagafsnittet. For eksempel:

Til: Alle ansatte
Fra: Operationsdirektør
Dato: 1. marts 2017
Emne: Ikke-tildelte parkeringsområder.

Modtagerne skal få et klart billede af, hvem der sendte notatet, hvem der modtager en kopi, datoen og formålet med notatet.

Præsentere oplysninger i notatet

Chancerne er gode, at notatet bliver genereret, fordi en lov er ændret eller noget skete under arbejdet, der forårsagede et problem. For at forhindre fremtidige problemer implementerer virksomheden en ny politik. Selvom det er helt fint at henvise til nye love, skal du aldrig nævne individuelle begivenheder, der førte til oprettelsen af den nye politik. Undgå at henvise medarbejdere specifikt og undgå inflammatorisk eller nedsættende sprog i notatet. Hold tonen professionel og holde sig til fakta udelukkende. For eksempel, hvis en ny låserpolitik implementeres, bør sproget ikke være anklager eller på nogen måde henvise til tidligere medarbejderstyverier.

Memohuset

Kropsdelen af notatet kan være et eller flere afsnit, der bruger blokformatstilen til erhvervslivet. Notatet skal angive enhver eksisterende politik og den nye politik sammen med den nye dags dato.

Det kan være nødvendigt at give yderligere oplysninger, der er relevante for den nye politik. For eksempel kan et firma muligvis ændre sikkerhedsprotokoller på stedet på grund af nye føderale bestemmelser. Fremhæv eventuelle ændringer i eksisterende politikker, der klart definerer, hvordan den gamle er forskellig fra den nye. Henvis til eksisterende relevante politikker ved at angive politiknavn og sektion eller sidetal, hvor de er placeret i den eksisterende politikhåndbog.

Hver politikhåndbog skal være dateret, så medarbejderne ved, at de kigger på den korrekte version. Når du refererer til ændringer i et nyt politiknotat, skal du angive datoen for den vejledning, der henvises til.

Omdelingsliste

Arbejdsgiverne skal finde en måde at sikre, at enhver medarbejder, der har brug for at få notatet, modtager en kopi. Ikke alle virksomheder har hver medarbejder på en email distribution liste. For at være sikker på, at notatet er modtaget af alle, skal du sende det, hvor afdelingen for arbejde og OSHA plakater holdes for alle medarbejdere til at gennemgå. Email distributionslisten over medarbejdere, der har e-mails. Medtag notatet med pay stubs eller bede ledere om at aflevere en kopi til hver medarbejder og afholde et møde om ændringen.

Addendum til manualer

Tilføj det nye notat som et tillæg til den eksisterende medarbejder manual. Hvis du ikke har opdateret medarbejderhåndbogen i nogen tid, eller der sker mange ændringer, kan det være klogt at opdatere hele manualen med en ny offentliggørelsesdato. På den måde vil medarbejderne ikke ved et uheld henvise til forældede politikker.