Sådan skriver du en firmakonto modtagelsespolitik

Tilgodehavender er defineret som et aktiv, der afspejler en fremtidig betaling. I virkeligheden er et tilgodehavende en gæld. Hvordan din virksomhed beskæftiger sig med gældsforpligtelsen og gældsbetingelserne skal klart skrives i den organisatoriske politik, som dine medarbejdere forstår. Visse udtryk som "afskrivning" og "samling" skal for eksempel defineres. Indsamlingsteknikker og de politikker og procedurer, der bruges til at gå efter kriminelle betalinger, kan også hjælpe dem i din kundefordringsafdeling for bedre at udføre opgaver og ansvar.

Politiske definitioner og styring af tilgodehavender

Det første skridt i at skrive enhver modtagelsespolitik er at give definitioner af alle anvendte nøglebegreber. Inkluder definitioner på kundefordringer, afskrivning af konti og de forskellige typer tilgodehavender. Du kan også medtage oplysninger om styring af tilgodehavender for at inkludere procedurer for optagelse, indsamling, besiddelse, godkendelse, justering, revision, henvisning eller på anden måde behandling af en tilgodehavende.

Oprettelse af tilgodehavender

Det næste afsnit, du skriver, skal udgøre et grundlag eller en retningslinje for etablering af en tilgodehavende. Det bør forklare, hvordan fordringen er anerkendt af debitor og definere din rolle i at fastsætte vilkårene for betaling på det tidspunkt, hvor kontoen oprettes. Medtag en oversigt over indsamlingsaktivitetsprocessen og tidsrammen mellem at placere kontoen i samlinger og henvise kontoen til et eksternt kreditbureau.

Faktureringsproces

Medtag et afsnit om faktureringsprocessen og forklarer, hvordan kunderne kan se deres konto eller adgangsfakturaer. Du vil muligvis diskutere forskellen mellem et papir og et elektronisk faktura og processen til at skifte til en elektronisk faktura.

Ejer Revision af tidligere forfaldne regnskaber

Fra et revisionsperspektiv skal virksomhedsejeren gennemgå alle forfaldne konti mindst en gang om året. Der skal også gives en oversigt over interne ledelsesvurderinger af tilgodehavenderaktivitet - generelt månedligt. Medtag titlen på den person, der er ansvarlig for anmeldelsen.

Kontolderingspolitik

Det sidste afsnit i politikken skal definere en forfaldne konto og angive kriterierne eller grundlaget for at afskrive en forfaldne konto og et handlingsforløb for genindførelse af kontoen. Politikken skal definere processen for aldrende konti. For eksempel skal det angive om konti alder i 30-dages intervaller eller en gang hvert kvartal.