Sådan skriver du en HR-rapport

Personaleafdelinger er forpligtet til at opretholde nøjagtige medarbejderregistre. Når der er problemer, skrives der en rapport for at dokumentere eventuelle hændelser i en medarbejders permanente HR-fil. Dette beskytter arbejdsgivere, som måske skal bevise handlinger, der skal advare medarbejdere om regelbrud eller for at retfærdiggøre administrative handlinger som f.eks. Affyring af forbudte handlinger. Når du skriver en rapport, skal du huske på de potentielle juridiske anvendelser for rapporten, som kan omfatte seksuel chikane, hvidvaskning af penge eller andre alvorlige påstande.

Skriv en introduktion

Forklar, hvad HR-rapporten handler om. Navn de berørte parter, den aktuelle dato og hvorfor rapporten er nødvendig. Indledningen sætter tonen for hele rapporten, som burde være ugyldig af meninger. Brug simpelt sprog og angiv fakta. Hold tingene simple og til det punkt.

Proces og baggrund

Rapporten skal nævne virksomhedspolitikker og -processer til behandling af hændelsen. For eksempel, hvis en medarbejder anklager en anden for diskrimination, skal du forklare firmaets anti-diskriminationspolitik og hvilken uddannelse der kræves for medarbejdere, enten når de ansættes eller regelmæssigt. Angiv, hvordan medarbejderne er beslægtede, uanset om de arbejder i nærheden af ​​hinanden i samme afdeling eller på helt forskellige områder, men kan se hinanden i frokostrummet. Angiv tidligere klager over den person, der er anklaget for forseelse.

Hændelsen

Angiv fakta, som forklaret i klagen. Inkluder eventuelle bekræftende data med HR-rapporten, som e-mailudvekslinger eller vidneudsagn. Sørg for, at så mange detaljer som muligt er inkluderet i hændelsen. Angiv datoen og tidspunktet for hændelsen og eventuelle efterfølgende problemer, der måtte opstå. Giv vidne navne, og citér ethvert vidnesbyrd, hvor det er muligt. Ved at beskrive hændelsen, afstå fra at være dømmende. Inkluder begge sider af historien, sørg for at interviewe både klageren og den anklagede.

Konklusion af hændelsen

Beskriv evalueringsprocessen vedrørende den pågældende hændelse. Alvorlige klager som seksuel chikane kan have brug for juridisk eller retshåndhævende rådgivning. Mindre alvorlige klager, såsom kronisk fravær, skal stadig dokumenteres i tilfælde af opsigelse. Så længe virksomheder har politikker og procedurer, der dokumenterer medarbejderfejl, betragtes det som regel virksomhedens juridiske ret til at forbrænde nogen. Definer, om medarbejderen er i højre eller forkert, baseret på alle relevante oplysninger.

De næste trin

Det er ikke nok at afgøre, om en medarbejder er forkert. Definer de næste trin eller hvilke handlingsplaner der er nødvendige, baseret på virksomhedspolitik og -procedure. For eksempel skal en HR-rapport skrevet om en medarbejder, der viste sig at være hyppigt fraværende, være opmærksom på, om der blev lavet advarsler, som medarbejderhåndbogen har beskrevet, og hvad de potentielle næste trin er, for næste gang er der et uudnyttet fravær . Hvis en handlingsplan giver mening i at løse et problem, skal du oprette handlingsplanen og inkludere den i rapporten. En handlingsplan for en medarbejder, der fandtes at være afskediget med kundesikkerhed, kan f.eks. Indeholde opdateret træning og nye procedurer for at hjælpe medarbejderen til at lykkes.