Sådan etablerer du et rekordoplagringssystem

Etablering af et lagringssystem kræver en grundig gennemgang af din nuværende virksomhedspraksis og en brugbar plan. Uanset om du opretter et papirløst, elektronisk system eller opretter et system ved hjælp af papiroptegnelser, bruger du den samme proces. Dette indebærer anvendelse af logiske organiseringsprincipper. Korrekt opdelinger eller kategorier er nøglen til et effektivt, effektivt system.

Opret et rekordoplagringssystem

1.

Gennemgå de registreringer, som din virksomhed ønsker at gemme, og dine nuværende indsamlingsopgørelser og lagringspraksis. Skab et lille udvalg til at arbejde sammen med dig om de materialer, du planlægger at organisere. Opret de kategorier, du skal omfatte alle dine optegnelser.

2.

Organiser dokumenter i genkendelige kategorier, der giver mening for dit personale. Det primære kriterium for en kategori er, at det ikke overlapper nogen anden kategori. Hvis en større kategori er kunder, skal hver kunde eller en kompatibel gruppe kunder tjene som en underkategori. Produkt- eller sælgerregistre skal være i forskellige kategorier. Inden for hver kategori og underkategori kan individuelle poster arrangeres alfabetisk efter titel, dato indledt eller afsluttet, afdeling eller anden metode, der gør hentning praktisk, konsekvent og effektiv.

3.

Forbered træningsmaterialer, der forklarer systemet til medarbejderne. Udfør et træningsprogram for at forklare procedurerne og fordelene ved rekordopbevaring og hentning. Vær speciel opmærksom på enhver rekordhåndtering, hvis opgave er at indsamle, arkivere og distribuere poster; og enhedsvejlederne, som sandsynligvis vil modtage spørgsmål efter at systemet er på plads. Brug udviklingen teammedlemmer til at hjælpe dig med at overvåge systemet for ændringer, der vil rette op på problemer eller gøre det nemmere og mere effektivt at bruge.

4.

Et arkiveringssystem uden et back-up-system er ikke fuldstændigt eller sikkert. Virksomheder lidt store økonomiske tab eller gik ud af drift, da de mistede deres data. For kritiske poster kan det betale for at lave dublette poster og arkivere dem i sikre, brandsikre steder uden for stedet. Et andet alternativ er at scanne kritiske data elektronisk og overføre filerne til off-site, online-opbevaring. Hvis privatlivets fred for data er et problem, kan du bakke filerne op til dine egne drev, som du befinder dig i et sikkert sted uden for stedet.