Sådan faxes trin for trin

Selvom e-mail har øget virksomhedernes produktivitet ved at lette hurtig og effektiv kommunikation med kunder og partnere, uanset deres geografiske beliggenhed, omfatter nogle forretningsmæssige transaktioner originale dokumenter eller faxer for at opfylde lovkrav. Når en e-mail-vedhæftning ikke opfylder loven, kan en faxmaskine eller computer bare være svaret.

Faxmaskine

1.

Opret en fax forsiden side til din transmission. De fleste virksomheder har en standard forsiden side med firmaets logo og plads til antallet af sider, der skal overføres, herunder forsiden. Medtag afsenderkontaktoplysninger, hvis der er et transmissionsproblem og modtageroplysninger, så dokumentet kan leveres til den rigtige person.

2.

Placer siderne på bakken, så coversiden først overfører. De fleste faxmaskiner har en inputbakke eller slot til at modtage dokumentet, der skal overføres. Sørg for, at du orienterer dokumentet i overensstemmelse med de instruktioner, der normalt findes på selve maskinen eller bakken. Hvis du placerer den den forkerte side ned, sender du et blankt ark papir.

3.

Indtast telefonnummeret på destinationsfaxmaskinen på telefaxens tastatur. Din virksomheds telefonsystem kan kræve, at du indtaster et nummer for at erhverve en ekstern linje, så sørg for at følge dine interne procedurer for telefonopkald.

4.

Tryk på "Start" eller "Send" knappen for at starte transmissionen. Faxmaskinen scanner dokumentet, ringer til destinationsnummeret og sender dokumentet. Når den er færdig, udskriver den en transmissionsstatusside med enten en "OK" eller en "Sending mislykket" besked. Hvis sidstnævnte er tilfældet, gentag processen.

Computer og scanner

1.

Scan det dokument, du vil transmittere til et tekstbehandlingsdokument eller et billeddokument. Indstillinger afhænger af din specifikke scanner, men skal være mindst 300 punkter pr. Tomme eller dpi. De tilgængelige dokumenttyper kan være "Image", "Text", "Color" eller "Black and White."

2.

Klik på "Fil" og derefter "Udskriv". Hvis du har installeret faxsoftware, skal du se "Faxprinter" som en af ​​mulighederne. Hvis du ikke kan se denne indstilling, skal du installere faxmaskinens software på din computer. Vælg "Fax Printer" og klik på "OK" for at starte faxoplysninger dialog dialog processen.

3.

Indtast oplysninger i dialogboksene. Dette omfatter afsender- og modtagerinformation samt telefonnummeret til modtagerens faxmaskine. Du har muligvis mulighed for at sende et forsideark, der indeholder alle disse oplysninger. Klik på "OK" eller "Færdig" i den endelige dialogboks for at starte faxprocessen og åbne faxmonitorvinduet. Hvis din computers lydstyrke er tændt, hører du opkaldsprocessen begynder, og når faxen er sendt, får du en bekræftelse i faxmonitorvinduet.

Ting, der er nødvendige

• Faxmaskine eller computer med scanner tilsluttet