Sådan dokumenterer du en medarbejder

Dokumentation skaber en oversigt over medarbejderens præstationer, både positive og negative bidrag til virksomheden. Dokumentationen etablerer en tidslinje for adfærdsmæssige problemer og støtter opsigelse af ansættelsen om nødvendigt ved at vise, at der blev forsøgt at forbedre medarbejderens præstationer inden opsigelsen. Medarbejderposter giver kontinuitet, hvis medarbejderen flytter til en anden afdeling eller bevæger sig under tilsyn af en anden leder. At dokumentere adfærd nøjagtigt og uden forstyrrelse er nøglen til at skabe effektive medarbejderposter.

1.

Gennemgå etablerede virksomhedspolitikker for at dokumentere medarbejdere. Følg proceduren i politikken, hvis det er relevant.

2.

Skriv ned specifikke hændelser, der involverer medarbejderen i hans fil. Dokumentere fakta om hændelsen, herunder hvad der førte til situationen, medarbejderens handlinger og resulterende virkninger. For eksempel, hvis medarbejderen ikke kunne vise sig at arbejde uden at ringe, kunne virkningerne have været holdets manglende evne til at afslutte et projekt, han var en del af.

3.

Dato hver gang for at vise en kronologisk tidslinje for de bemærkelsesværdige handlinger af medarbejderen. Tilføj tidspunktet på dagen, hvis disse oplysninger er relevante.

4.

Dokumentér eventuelle disciplinære handlinger, der er sket, hvis det er nødvendigt. Medtag de trin du tog og medarbejderens reaktion, idet du er forsigtig med at angive oplysningerne fakta uden at føje følelser til det.

5.

Skriv ned de trin, du tager for at hjælpe medarbejderen med at ændre hendes adfærd. Dette kan omfatte gennemgang af de relevante medarbejderpolitikker med hende, sende hende til træning eller oprette en handlingsplan for hende at forbedre.

6.

Spørg medarbejderen for sit perspektiv på situationen eller hans begrundelse for hans handlinger. Medtag oplysningerne i posterne. For eksempel, hvis han viste en time for sent, spørg ham hvorfor og dokumentere sin grund.

7.

Opfølg på dokumentationen med jævne mellemrum for at registrere, om medarbejderen gør fremskridt. Indarbejde positiv ydeevne, når det er relevant, så dokumentationen viser nøjagtigt medarbejderens evner og handlinger.

Advarsel

• Indsæt aldrig personlige anfald, diskriminerende kommentarer eller lignende oplysninger dokumentationen, da du forlader dig selv for juridiske forhold. Stok med fakta og observationer om medarbejderen frem for rygter eller antagelser.