Retningslinjer for e-mail signaturer

En signaturblok er tekst, der genereres og sendes med hver udgående e-mail-besked. En e-mail-underskrift er en mulighed for at sikre, at dine oplysninger er let tilgængelige for dine beskedmodtagere. Det er dog nemt at sløre linjerne mellem formelle og uformelle, når der sendes hurtige meddelelser. At have en veldesignet signaturlinje kan hjælpe dig med at undgå at præsentere et uprofessionelt billede.

Kontakt information

Medtag dit navn, titel og kontaktoplysninger i din signaturblok. Når du sender en e-mail, især til erhvervsmæssige formål, skal modtageren være i stand til at afslutte dit brev og så hurtigt se hvordan du kontakter dig for at få flere oplysninger. Indtast dit navn, titel, navn på dit firma, postadresse og telefonnummer i dine kontaktoplysninger.

Internet side

Har du en personlig hjemmeside eller en side på din virksomheds hjemmeside? I så fald skal du inkludere adressen i din signaturblok. Disse oplysninger kan gemmes i modtagerens bogmærker. Når du inkludere en webstedsadresse i en signaturblok, kan du typisk forlade afsnittet "// www". Du ville blot skrive "xyzcompany.com." Dette vil gemme tegn for blokke med begrænset tegn signatur.

Ikke mere end seks linjer

Ifølge Valparaiso University School of Law email signatur retningslinjer, bør en signatur blok holdes til seks linjer eller mindre. Selvom der ikke er nogen "regel" på dette og antallet af linjer kan variere efter virksomhed eller person, er den generelle tommelfingerregel at holde underskriften så kort som muligt.

Ensartede underskrifter

University of Colorado Denver fremmer ensartede e-mails gennem et firma eller en organisation. Dette vil låne mærke anerkendelse til kunder, der driver forretning med flere personer inden for et firma. Hvis du opretter en underskrift, der skal bruges på dit arbejdssted, så spørg din overordnede, hvis der er retningslinjer for e-mail-signaturer og bede om en prøve eller to. Hvis du opretter en underskrift til personlige formål eller en virksomhed, du ejer, kan du oprette dine egne retningslinjer.

Undgå tilbud

Undgå at bruge personlige ordsprog eller citater i virksomhedskorrespondance. Hvad du finder sjovt, kan en anden person finde offensiv, så det er bedre at fejle på forsigtighedssiden og ikke tilføje et citat. Hold dig til de grundlæggende kontaktfakta, din læser bliver nødt til at identificere dig og komme i kontakt.