Faste aktiver og procedurer

Anlægsaktiver udgør undertiden de største enkeltinvesteringer for en virksomhed, så hver virksomhedsejer skal tage sig tid til at udvikle faste aktiver og politikker. Anlægsaktiver bør omfatte alle trin i et anlægs liv, fra købsplanlægningsstadiet til pensionering og bortskaffelse af aktivet ved udgangen af ​​levetiden.

Godkendelsesproces og begrænsninger for udgifter

Fordi anlægsaktiver er langsigtede investeringer og ofte dyre, bør virksomhedsejere fastsætte udgiftsgrænser, der kræver yderligere godkendelse fra en højere medarbejder på højt niveau. Fælles poster, der kræves af den overordnede ledelse ved en godkendelsesproces for fast ejendom, er et brev med angivelse af årsagen til køb af anlægsaktiver, omkostningsoverslag fra tre kilder (hvis muligt) og en detaljeret beskrivelse af forskellene mellem produkttilbudene.

Asset Tagging og Tracking

Hvis din virksomhed har mange faste aktiver af samme type, f.eks. Computere og eksterne enheder, skal du investere i aktivetiketter og tildele hvert anlægsaktiv et unikt aktivnummer. På hjemmekontoret skal du opretholde en hovedliste over alle anlægsaktiver og den nøjagtige placering af aktivet. Etableringen og sporing af faste aktiver er særligt vigtigt, hvis du har flere forretningssteder, eller hvis dine medarbejdere bruger udstyr på jobsider. Hver gang en medarbejder flytter et fast aktiv til et andet kontorsted eller jobsted, skal bevægelsen noteres på aktivaktiveringsloggen.

Produktregistrering

De fleste anlægsaktiver leveres med producentens garanti. Alle anlægsaktiver skal registreres hos fabrikanten, og enhver medarbejder, der anvender aktivet, skal have fabrikantens krav til at opretholde garantiens overholdelse. Garantioplysninger om alle anlægsaktiver skal opbevares centralt, så det er let at få adgang til, hvis du har brug for garantiarbejde.

Regnskab for faste aktiver

Anlægsaktiver er i henhold til Internal Revenue Service-definitionen elementer, der har en brugstid på mere end et år. Fordi aktiverne ikke forbruges af virksomheden i det købte år, kræver IRS virksomheden at regne en del af omkostningerne ved aktiverne over deres brugstid som udpeget af IRS. Udgiftsprocessen kaldes afskrivninger. Fordi afskrivningsberegninger kan være komplekse, bør virksomhedsejere investere i software, der opretholder en fast aktivliste og beregner afskrivninger.

Faste pensionsordninger

Virksomhedsejere skal give medarbejderne en politik for fastpensionering. Når et fast aktiv bliver forældet, skal den korrekte meddelelse komme til den medarbejder, der opretholder aktivaktiveringsloggen, så aktivet kan fjernes fra loggen, og tagnummeret er pensioneret. Regnskabsafdelingen skal være opmærksom på udnyttelse af fast ejendom for at fjerne aktivet fra afskrivningsplanen og foretage de relevante journalposter til den regnskabsmæssige hovedbog. Korrekt anmeldelse bør indeholde sporingsnummer for fast ejendom, beskrivelse af aktivet og eventuelt provenu fra salg af aktivet, hvis det sælges.