Federal Grant Accounting Procedures

Når du modtager et federalt tilskud fra et agentur, kan du forvente at udfylde en masse dokumenter, vedligeholde omhyggelige optegnelser i løbet af din tilskudscyklus og dokumentere alle de programmer og procedurer, du fulgte, mens du bruger tilskudspengene. Manglende overholdelse af de føderale retningslinjer kan føre til en reduktion i gavebistand, tab af yderligere tilskudsmidler eller omkostninger, som tilskrives din egen organisation.

Opretholdelse af faste regnskabsprocedurer

Tilskudsmodtagere skal udvikle og vedligeholde forudsigelige, brugbare regnskabsprocedurer, der klart adskiller tilskudsmidler og udgifter fra andre finansieringskilder. Fondstilskud kræver, at modtagere følger almindeligt acceptable regnskabsregler eller GAAP. Etablere solide regnskabsprocedurer, der tegner sig for alle dine udgifter, før du selv accepterer et føderalt tilskud.

Dokument hvert trin af din udgift

Bevar dokumentation for alle dine udgifter til føderale regnskabsmæssige formål. Tidskort skal underskrives og godkendes af ledelsen, hvis de faktureres til gavekontoen. Bevis for dine tilskudsmodtagers valgbarhed skal dokumenteres og gemmes. Din skriftlige regnskabspraksis skal til enhver tid være tilgængelig for føderale revisorer. Opbevar originale fakturaer, udgiftsgodkendelsesformularer, kontroller godkendelser og modtagende signaturer.

Byg i Fail-Safes

Fejlsikre procedurer kan hjælpe dig med at holde dig ude af problemer med føderale finansieringsbureauer. Opbyg interne kontroller, som kræver, at din organisation beholder separate filer til alle dine tilskudsprogrammer, behold kopier af alle tildelingsdokumenter på filen for nem adgang og opstiller anmeldelser for at sikre, at udgifterne ikke overstiger tilskudsbevillinger på et enkelt område. Kræver en forklaring på alle udgifter samt tilsyns signaturer. Udvikle kontroller til at spore og regne for kontantudgifter og udnævne en enkeltperson til at få det endelige ord over alle udgifter.

Udvikle og følg et budget

Du vil være i stand til at holde fast ved parametrene for tilskuddet, hvis du udvikler og følger et stramt budget og regelmæssigt reviderer de forskellige konti. Sammenlign dine faktiske udgifter til budgettet hver måned, og foretag straks korrektioner, der påvirker det samlede budget. Indstil en tidsplan for budgetanmeldelser og hold dig til det, så du kan besvare revisionsspørgsmål med opdaterede oplysninger, når de bliver spurgt. Ved ansøgning om tilskud skal du vise finansieringsbureauet, at du har et fungerende driftsbudget og en klar plan for tilskudsmidlerne. Fondsbidragsregnskabsprocedurer kræver, at du holder fast i disse tal, når du modtager dine gavebistand.