Effektiv kommunikationsplan

En kommunikationsplan beskriver, hvad en organisation ønsker at udføre med de oplysninger, den sender ud. Den indeholder en liste over mål, de værktøjer, der bruges til at producere kommunikation og planlagte modtagere. Planen beskriver, hvilke oplysninger der vil blive delt og hvordan det vil blive distribueret. Planen identificerer også de personer, der er ansvarlige for at opbygge og styre information, når det skal meddeles, og hvor arkiver skal opbevares.

Indhold

Kommunikation omfatter trykte publikationer, konference og public relations materialer, juridiske dokumenter og online indhold. Andre former for kommunikation omfatter undersøgelser, rapporter, taler og andre virksomhedsdokumenter. Markedsføringskommunikationstyper omfatter projekt nyhedsbreve, testimonials, præsentationer og andre salgsfremmende sikkerhedsstillelser. Typiske mekanismer, der bruges til at levere en meddelelse, omfatter plakater, brochurer og hjemmesider. Kommunikationsplanen indeholder normalt en kalender for at angive, hvornår kommunikationsmaterialerne vil være tilgængelige. Herudover definerer planen en metode til at måle, hvor godt kommunikationen har fungeret.

Formål

En kommunikationsplan fungerer som en proaktiv foranstaltning for at sikre, at alle har de rigtige oplysninger rettidigt. Planen beskriver, hvem der producerer hver type kommunikation, og hvor ofte det bliver opdateret eller distribueret. Prioritering af kommunikationsbehov hjælper organisationen med at identificere, hvor meget tid der skal tildeles disse opgaver i den overordnede organisationsplanlægning.

Publikum

Kommunikationsplanen specificerer typer af meddelelser, og hvem skal modtage dem. Klart identifikation af publikum og dets behov gør det lettere at skrive kommunikationen. For eksempel skal nyhedsbreve rettet mod medarbejdere indeholde detaljer om kommende arrangementer, give anerkendelse for fremragende præstationer og anmode om input på missionerklæringer og andre organisatoriske diskussionspunkter.

Levering

Multimedia præsentationer, indspillede træningsarrangementer, podcasts og sociale medier teknologi værktøjer som wikis, blogs og fora sikre, at deltagerne får alle de oplysninger, de har brug for, når de har brug for det. Ved tidsfølsomme situationer sender al information hurtigt via SMS, tekst og e-mail alle hurtigt, sikrer, at de bedste beslutninger kan træffes, og at alle mennesker bliver informeret og involveret.

Revisionshistorik

Tilføjelsen af ​​en revisionshistorik til en kommunikationsplan sikrer, at ændringer i kommunikationsstrategien bliver dokumenteret. Ved at vurdere de værktøjer og teknikker, der anvendes til at kommunikere, kan organisationen etablere bedste praksis og genbruge de succesfulde strategier ved den næste indsats, hvilket sparer tid og penge.