Dokumentationsformat for ISO-politiske procedurer

Nogle virksomheder vælger at blive certificeret af International Organization for Standardization. Organisationen sætter standarder for fælles global forretningspraksis og stræber efter at forbedre kvaliteten og effektiviteten. Et af kravene til at opretholde ISO-certificering er at overholde specifikke dokumentationsformater, for virksomhedens interne kommunikationssystem, kvalitets- og procedurehåndbøger og -registre. ISO 9000 dokumentation for virksomhedens politik og procedurer forsøger at standardisere disse typer initiativer blandt små, mellemstore og store virksomheder.

ISO-certificering

Ethvert firma, der ønsker at blive ISO-certificeret, skal gennemføre et kvalitetssystem, der opfylder ISO-standarder, ifølge ISO.org. En del af certificeringsprocessen involverer interne og uafhængige revisioner af virksomhedens system. Organisationer kan vælge at ansætte tredjepartsagenturer, der specialiserer sig i ISO-certificeringsrevisioner eller har kunder, der foretager revisionerne. Uanset kilden til eksterne revisioner kræver ISO-certificeringsstandarder, at virksomheder udfører regelmæssige selvkontroller for at sikre, at kvalitetssystemet lever op til sit løfte.

Kvalitetsmål

ISO-certificering kræver, at virksomhederne dokumenterer deres overordnede kvalitetsmål og -politikker. Et virksomheds kvalitetsmål skal vise organisationens vilje til at imødekomme kundernes krav til service. Det overordnede mål vil normalt indikere, at virksomheden har et etableret kvalitetssystem med standard driftsprocedurer, der sikrer, at et minimumskvalitetsniveau er opfyldt for sine produkter og tjenester. Denne del af virksomhedens dokumentation består typisk af et resumé af, hvordan organisationen reagerer på potentielle kvalitetsproblemer.

Kvalitet Manual

Virksomheder, der ønsker at overholde ISO-certificeringsstandarderne, skal sammensætte en kvalitetsmanual. Hovedformålet med manualen er at præcisere, hvordan virksomheden vil opfylde specifikke kvalitetstærskler. Under ISO-certificering behøver virksomhederne ikke nødvendigvis at følge et specifikt kvalitetsmanualformat. Kvalitet manualer skal typisk indeholde visse sektioner og emner. Håndbøgerne skal definere, hvilke politikker og procedurer der skal behandles og gennemføres, de vigtigste mål for politikkerne, og hvem skal være ansvarlig for at sikre, at medarbejderne overholder dem.

Procedurer

ISO-standarder dikterer, at organisationer dokumenterer deres procedurer for bestemte typer forretningsaktiviteter. Aktiviteter, der kræver detaljerede procedurer, omfatter kontrol af dokumenter og optegnelser, interne revisioner, kontrol med defekte produkter, afhjælpende foranstaltninger og forebyggende foranstaltninger. ISO-standarder giver en vis fleksibilitet i, hvordan forskellige organisationer kan dokumentere disse typer politikker. For eksempel kan en lille virksomhed kun oprette en dokumenteret procedure til kontrol af dokumenter og optegnelser. En større organisation kan have en separat procedure for hver type post.

Instruktioner

Ud over at fremlægge dokumentation om procedurer skal virksomhederne også oplyse, hvordan medarbejderne udfører visse jobopgaver. For eksempel vil fremstillingsorganisationer typisk have proceduremæssige vejledninger til hver fase eller funktion i samleprocessen. En softwareudvikler kan dokumentere, hvordan virksomheden tester sine programmer forud for en markedsfrisætning. Udvikleren skal dokumentere hvert trin i testprocessen og hvilke foranstaltninger den har på plads for at afhjælpe eventuelle fejl.