Hvilke dokumenter giver jeg mine medarbejdere til arbejdsløshed?

Nogle gange skal en virksomhed afskedige arbejdstagere eller udstede midlertidige ansatte, når der ikke er mere arbejde for dem. Uanset årsagen til adskillelser skal du stille dokumenter til dine arbejdstagere for arbejdsløshed. Disse dokumenter er afgørende for, at tidligere medarbejdere kan kvalificere sig til arbejdsløshedsunderstøttelse og andre programmer, der letter de økonomiske byrder for tab af arbejdspladser.

Medarbejderinformation

Nuværende medarbejdere bør gives oplysninger, der er relevante for deres arbejdsløshedsunderstøttelse rettigheder, hvis de nogensinde mister deres job. I nogle stater er dette et lovkrav. I henhold til US Department of Labor Regulations, kan arbejdsgiverne være forpligtet til at give medarbejderne oplysninger om at opretholde pensionsordninger og sygesikringsdækning efter en jobseparation i henhold til lov om arbejdstagernes pensionskasseindkomst (ERISA), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) eller Consolidated Omnibus Budget Afstemningsloven (COBRA). Disse oplysninger kan indgå i medarbejderhåndbøger eller distribueres som faktablade. I nogle tilfælde skal meddelelser sendes på arbejdspladser.

Separation Notice

Når en persons beskæftigelse med din virksomhed slutter, skal du give en adskillelsesmeddelelse. Bekendtgørelsen skal angive datoen for ansættelsen og årsagen til adskillelsen. Støtteberettigelse til arbejdsløshedsunderstøttelse er ikke automatisk. Statsbureauer, der administrerer arbejdsløshedsunderstøttelse, anmoder normalt om en adskillelseskendelse At yde en hjælper tidligere medarbejdere med at dokumentere adgang til fordele og kan reducere den tid, du skal bruge for at svare på henvendelser fra disse statslige organer.

Beskæftigelsesregistre

Arbejdsgivere skal føre regnskab over medarbejderindtjening, fordele og arbejdstid. Hver stat fastsætter krav til tid og indtjening for at fastslå berettigelse til arbejdsløshedsunderstøttelse. I mange tilfælde er årlige totalsummere fra lønningsstubber og W-2'er fra tidligere år tilstrækkelig dokumentation for tidligere arbejdstagere til at etablere arbejdsløshedsunderstøttelse. Din virksomhed skal imidlertid være villig til at fremsende oplysningerne til statsagenturer efter anmodning.

Pensionering og sundhedsydelser

I henhold til bestemmelserne i ERISA har tidligere medarbejdere, der deltog i en bidragsbaseret pensionsplan som en 401 (k), rettigheder til at hjælpe dem med at opretholde deres pensionsydelser. Detaljer for specifikke planer er beskrevet i en resuméplanbeskrivelse. Hvis en afrejsende medarbejder ikke har en kopi af dette dokument, skal du oplyse en. Medarbejdere omfattet af HIPAA kan være berettiget til at skifte til en anden sundhedsplan via en særlig tilmelding. Hvis en adskilt medarbejder modtog gruppens sundhedsydelser, mens du arbejder for dig, skal hun have et certifikat af kreditabel dækning. Hvis du ikke har disse pensionsplaner og sygesikringsdokumenter, kan du få dem fra de respektive planadministratorer.