Sådan skriver du en udfyldelsesbogstav

Nedskæringer og afskedigelser er vanskelige opgaver, som personaleansatte er ansvarlige for. Arbejdsgivere kan gøre processen mindre smertefuld, når de prioriterer kommunikation med medarbejderne. Skrive et brev for at informere medarbejderne om afskedigelser er en god start; Brevet skal dog drøftes med medarbejdere under afdelinger eller medarbejdere. Dette giver virksomhedsledelsen mulighed for at udtrykke anger for at skulle afskedige medarbejdere, og direkte kommunikation formidler en besked om, at organisationen virkelig bryr sig om medarbejdernes liv inden for og uden for arbejdspladsen.

1.

Saml de materialer og dokumentation, du påberåbte dig for at beslutte at afskedige medarbejdere. Hent medarbejdertællingen med navnene på medarbejdere, der er identificeret til afskedigelsen. Indsamle dokumentation, der understøtter beslutningerne for medarbejdere, der bliver afskediget, såsom udtalelser om jobafskaffelse eller noter om organisatorisk omstrukturering.

2.

Udkast til første afsnit i brevet, fortælling organisationens historie, dets fundament og hvordan det opnåede succes gennem medarbejdernes hårde arbejde og engagement. Bedøm arbejdsstyrken for sine talenter og bidrag, der gjorde det muligt at overleve gennem årene. Udtryk taknemmelighed for alle, der har spillet en rolle i at udvikle og opretholde forretningen gennem årene.

3.

Konstruer andet afsnit ved at forklare de omstændigheder, der ændrede virksomhedens fokus. Forklar vanskeligheden ved at opretholde en vellykket organisation i lyset af udfordrende økonomiske forhold, forretningsbehov og manglende evne til at imødekomme kundernes krav til produkter og tjenester.

4.

Forklar, hvordan medarbejderne blev valgt til at blive afskediget, og processen blev brugt til at bestemme, hvilke stillinger der ville blive elimineret. Beskriv scenarier, som virksomheden overvejer at undgå at påvirke medarbejdernes og deres families liv, men at det ikke er muligt at opretholde den nuværende arbejdsstyrke. Bekræft, at virksomheden desværre skal afskedige medarbejdere og under hele processen har til hensigt at opretholde regelmæssig, opdateret kommunikation, så medarbejderne altid vil være velinformerede om, hvad de kan forvente.

5.

Giv trinvise detaljer om, hvilke medarbejdere der skal forventes i de kommende uger. Brug en kalender eller tidslinje til at illustrere processen. Invitere medarbejdere til at komme til human resources afdeling for spørgsmål om ydelser, pensionssparekonti, ferieophold og betaling for ubrugt betalte fridage. Fortæl medarbejderne den dato, hvor de vil modtage en informationspakke, der beskriver skridtene til at ansøge om arbejdsløshedsunderstøttelse, omskoling af nye job og udplaceringstjenester for at hjælpe medarbejderne med at finde arbejde andetsteds.

6.

Læs dette brev under et medarbejdermøde. Send ikke blot et formularbrev til medarbejdernes hjem, selvom du skal give en kopi af brevet til hver medarbejder. Giv et personligt præg til bogstaverne med virksomhedens præsidentens oprindelige underskrift. Personliggør nyheden om en afskedigelse for at forhindre medarbejderne i at føle, at de er i mørke om forretningsbeslutninger, der påvirker deres karriere og evnen til at støtte deres livsstil.