Sådan skriver du en forretningsrejserapport

Når du skriver en rapport om din forretningsrejse, skal du understrege, hvordan det var en god investering for virksomheden at sende dig. Dette vil medvirke til at overbevise ledere om, at fremtidige ture også vil være penge, der bruges godt. Oprettelse af en rapport om din rejse til et seminar, konference eller messe bør fokusere på at vise et afkast på virksomhedens investering.

Format af en Trip Report

Medmindre du skriver en lang, formel rapport, skal du springe over omslaget og indholdssiderne og det samlede resumé. Brug et memo-format, hvis dokumentet kun vil være et par sider lang, og brug en overskrift, der indeholder datoen, emnet for rapporten, dit navn og hvem der modtager det. Brug sektionshoveder til at organisere rapporten, som f.eks. Rejsemål, Oversigt, Fordele, Omkostning og Sammendrag.

Introduktion og oversigt

Start rapporten med et overblik, der angiver fakta, men giver ikke support eller detaljer. Lad læseren vide, hvad turen var, hvorfor du blev sendt og de forventede resultater. Du kan for eksempel skrive, at du gik til en messe i Californien for at mødes med vigtige kunder, se nye og se konkurrencen. Du kan skrive, at du deltog i et forretningsmøde for at lære nye menneskelige ressourcer til at hjælpe dig med at rekruttere bedre medarbejdere, reducere omsætningen og udvikle en bedre fordelepakke.

Rapportens krop

Beskriv, hvad der skete ved arrangementet med hensyn til hvordan eller om du mødte dine mål for at komme der. Vær ikke bange for at fortælle din tilsynsmand nogen forventninger, der er kort. Hvis du ikke gør det, og han spørger senere, kan du se ud som om du med vilje forlod disse oplysninger ud af rapporten. Hvis du f.eks. Gik til et messearrangement og ikke kunne møde nogen lovende nye kunder, har du muligvis solidariserede relationer med langvarige kunder og lært nye oplysninger om konkurrenter, hvilket kan føre til flere forretninger eller bedre produktideer.

Giv konkrete eksempler på begivenheder, der er relevante for dine mål eller noget der skete, der vil gavne din virksomhed. I stedet for at notere personlige fordele, du har fået fra turen, f.eks. At forbedre din viden om en bestemt software, diskutere, hvordan disse fordele vil hjælpe virksomheden - for eksempel ved at reducere virksomhedens behov for at ansætte eksterne leverandører, nu hvor du har denne færdighed.

Opsummer rejsens højdepunkter

Brug resuméet til at genskabe rejsens højdepunkter, herunder dine forventede fordele, uanset om du nåede dem eller nogen andre, de samlede omkostninger til rejsen, enhver forventet økonomisk fordel for virksomheden og din fremtidige henstilling. Jo mere specifikt du kan være om fordelene ved din rejse, jo lettere er det for dine overordnede at beregne et afkast af deres investering.

Vedhæft din udgiftsrapport

Overvej at vedhæfte din udgiftsrapport til dokumentet, i stedet for at angive oplysningerne i dokumentet. Inkluder de samlede omkostninger ved rejsen i dit dokument, men gem detaljer, såsom flybillet, logi, måltider, tip, parkering og andre rejseomkostninger for omkostningsrapporten.