Eksempler på fejlkommunikation på arbejdspladsen

Som iværksætter er du nok en optimist - nogen der ser et glas som halvfyldt, ikke som halvtomt - men med rigeligt plads til forbedring. Alligevel kan resultaterne af en større rapport om kommunikation på arbejdspladsen være en skræmmende virkelighedskontrol. F.eks. Afslørede rapporten, " Mit kommunale tilstand: 6 Insights on Effective Workplace Communication ", at halvdelen af undersøgelsens 1.344 medarbejdere har "gode" eller "gode" samtaler på arbejdspladsen med deres jævnaldrende og med deres ledere . Den anden halvdel betragtede deres samtaler som "middelmådige", "fattige" eller "dårlige." Så vil du betragte rapportens resultater som et "glas", der er "halvt fuldt?" Eller ville du betragte glasset som "halvtomt"?

Rapporten, kombineret med andre industrigrupper, giver fantastisk værdifulde indsigter om, hvordan man kan forbedre værdien af kommunikation på arbejdspladsen; Dybest set er målet at toppen af det glas, så det ses som fuldt fra enhver vinkel. Mange af disse indsigter kommer som eksempler på misforståelser i kommunikation. Du vil nok genkende nogle af dem. Andre kan få dig til at grine, mindre for deres komiske værdi end for, at de er så universelle. Men du står for at lære af dem alle, så du og dine medarbejdere kan forbedre kvaliteten af dine kommunikationer og få mest muligt ud af din tid og dine ressourcer.

"At lære de færdigheder, der er nødvendige for at have effektive samtaler, er afgørende, hvis vi ønsker at skabe forandring og producere rigtige resultater, både inden for og uden for kontoret, " siger sponsorerne af rapporten, Quantum Workplace og Fierce Conversations. "Hver organisation skal give deres medarbejdere værktøjerne og mulighederne for at have meningsfulde og produktive samtaler."

Omkostningerne til fejlkommunikation

Inden du overvejer nogle af de mest almindelige miscommunication-eksempler, kan det være med til at holde en vejledende tankegang top-of-mind - om hvordan man mildner fejlkommunikation. Som rapport sponsorer sætte det:

"For mange af os er den største hindring for at have samtaler af høj kvalitet, at vi er bange for at dele, hvad vi virkelig tænker og føler. Vi kyller ud og går ikke op til pladen, når muligheden er på bordet for at stemme vores bekymringer. At være ægte er skræmmende, men det er de uvirkelige samtaler, der skal skræmme os, fordi de er utroligt dyre. "

Hvor dyre disse fejlkommunikationer er - hvad angår både økonomiske og menneskelige omkostninger - er lige så skræmmende. En undersøgelse af 403 ledende medarbejdere, ledere og junior medarbejdere ledet af The Economist Intelligence Unit og Lucidchart fandt, at kommunikationsnedbrud på arbejdspladsen fører til:

Højere stressniveauer ( blandt 52 procent af respondenterne)
Forsinkelse eller manglende gennemførelse af projekter ( blandt 44 procent ) Lav moral ( blandt 31 procent ) Manglende præstationsmål ( blandt 25 procent ) * Tabt salg ( blandt 18 procent )

Selvom det er svært at anbringe en dollar værdi på de fleste af disse konsekvenser, svarede respondenter, der deltog i "Kommunikationsbarrierer på den moderne arbejdsplads", en tredjedel af tabt salg på mellem $ 100.000 og $ 999.999.

"Vores undersøgelse med Economist Intelligence Unit bekræfter, at kommunikationsforstyrrelser har en dybtgående indflydelse på alle i organisationen, uanset køn, generation eller anciennitet i virksomheden", siger Nathan Rawlins, marketingchef på Lucidchart. "Ved at forstå årsagerne til og konsekvenserne af dårlig kommunikation kan virksomhedsledere fokusere på at skabe strategier for at skabe integration og kognitiv diversitet på arbejdspladsen."

Eksempler på misforståelser

De fleste former for miscommunication på arbejdspladsen kan spores til 10 fælles, hvis ikke velkendte årsager. Men at fylde det glas optimisme - med andre ord landing på et middel - er nogle gange vanskeligere.

Eksempel på fejlkommunikation 1

" Kland mig ikke; se på dig"

Formentlig står ingen ud for at være en dårlig kommunikator. Ligeledes sætter ingen ud for at misforstå oplysninger, heller ikke. Så når miscommunication forekommer, udløser det en forsvarsmekanisme, der gør det alt for nemt også at skylde "den anden fyr."

Næsten 81 procent af medarbejderne i Quantum-Fierce-undersøgelsen sagde, at miscommunication på deres arbejdsplads forekom meget ofte, ofte eller lejlighedsvis . Men kun halvdelen af respondenterne indrømmede, at de var "direkte involverede" i miscommunication. Den anden halvdel sagde, at de aldrig, næsten aldrig eller sjældent var direkte involveret.

Fyld glasset: Så hvem er ansvarlig for mishandling af fejlkommunikation? Undersøgelsens respondenter kunne ikke engang være enige om dette punkt, med omkring 53 procent peger på "alle medarbejdergrupper" og 32, 5 procent henvender sig til vejledere og ledere.

Eksempel på fejlkommunikation 2

" Bedre at sige intet end at blive fortolket"

Intet kan dræbe en samtale hurtigere end nogen, der nægter at have en. Omkring halvdelen af medarbejderne fra undersøgelsen sagde, at de sjældent taler op på arbejde. Men når de gør det, var det interessant, at omkring 52 procent var mere tilbøjelige til at åbne deres nærmeste leder, mens kun 47, 5 procent sagde, at de ville vende sig til deres kolleger. Der er brug for mere end en høj vandkande her; disse resultater tyder på undersøgelsesforfatterne, at mange arbejdspladser lider under et "kulturproblem".

Fyld glasset: Fremme af en "voice-empowered" kultur kræver, at små virksomhedsejere udvikler en følelse af tillid ved at:

Opretholdelse af en synlig tilstedeværelse på arbejdspladsen. Være retfærdig og konsekvent Kommunikere ærligt og anerkende usikkerhed, når den eksisterer. Demonstrere dine værdier (ikke bare espousing dem). Tilskyndelse til feedback fra medarbejdere og arbejdspladsinteraktioner.

Eksempel på fejlkommunikation 3

" Venligst, ikke flere møder"

Lidt mere end 55 procent af Quantum-Fierce undersøgelsen svarede sagde møder var en primær kilde til mishandling på arbejdspladsen, stort set fordi respondenterne:

Fortolk meddelelser og mål anderledes. Føl dig ubehageligt at give udtryk for deres mening. Tro for meget tid er brugt på ubetydelige emner.
Sig, at for lidt tid er afsat til spørgsmål og diskussion. * Skyld personlighed konflikter blandt deres hold.
Erklærer, at møderne har for lidt struktur.

Fyld glasset: Det er muligt for små virksomhedsejere at køre produktive møder - og dem der varer 15 minutter eller mindre - ved:

Oprettelse og afsendelse af en mødeagentur på forhånd. Forvente medarbejdere at bidrage. Adressering af "næste trin" før afbrydelse.

Eksempel på fejlkommunikation 4

" Performance reviews er spild af tid"

Omkring 63 procent af undersøgelsen svarede sagde, at en-til-en præstationsvurderinger - mellem sig selv og deres direkte tilsynsførende - var primære kilder til fejlkommunikation. Selvom anmeldelser kan være en ideel tid for en medarbejder og vejleder at forfalde et "møde i sindet", sagde medarbejderne, at miscommunication stammer fra:

Mistillid til at deres bekymringer vil blive hørt. * Frustration, at klare mål ikke er sat.
Forskellige prioriteter. * For meget tid på ubetydelige emner.
Revisionen har ringe eller ingen struktur.
Føler sig urolig over at bede om afklaring.

Fyld glasset: Små virksomhedsejere kan omdanne præstationsvurderinger til produktive sessioner ved at:

Sikre, at deres review system er så klart som det er omfattende. Afklare vigtige punkter med eksempler. Opmuntre medarbejdere til at stille spørgsmål og bidrage. * Kortlægningsmål.
Sammenfatning af anmeldelsen i slutningen.

Eksempel på fejlkommunikation 5

" Skyld min teknologi"

Næsten halvdelen (eller 46 procent) af Quantum-Fierce-undersøgelsens respondenter pegede på teknologi (især e-mail og tekstning) som bidragsydere til fejlkommunikation. De påpegede nogle åbenlyse sandheder i at sige at teknologien ofte:

Har ikke råd til muligheden for spørgsmål og præcisering. * Eliminerer muligheden for at høre tonefølge og bøjninger.
Undlader at inkorporere ansigtsudtryk og gestus.

Fyld glasset: Det er klart, at nuancerne fra ansigt til ansigtskommunikation gør det til en overlegen form for kommunikation - og en, der skal føre til færre fejlfortolkninger. The Quantum-Fierce survey authors foreslår, at "organisationer skal investere i træning omkring teknologi-assisteret kommunikation og give vejledning om, hvornår telefonsamtaler eller ansigt til ansigt samtaler er mest hensigtsmæssige."

Eksempel på fejlkommunikation 6

" Undskyld min generationskløft"

The Economist-undersøgelsen afslørede, hvor mange mennesker forståeligt nok er genert for at adressere på arbejdspladsen: forskellige prioriteter og komfortniveauer med teknologi. Ca. en tredjedel af årtusinderne fokuserer på proces på arbejdspladsen, mens omtrent samme procentdel af Baby Boomers og Gen Xers lægger større vægt på at skabe menneskelige forbindelser og smedning af personlige relationer. Mens en tredjedel af årtusinderne er afhængige af sociale medier og teksting, gør kun ca. 12 procent af de ældre generationer.

Fyld glasset: For små virksomhedsejere kan diplomati være en lang dragt. "Fremtidige ledere skal have evnen til at kommunikere på tværs af stilarter og tilstande, der kommer på tværs af generationer, " skriver forfatterne. "Som funktionelle kommunikatorer vil årtusinder sandsynligvis fortsætte med at bruge forskellige nye værktøjer, da de stiger op og bliver ældre. Tricket vil være at skræddersy hver enkelt brug til de forskellige kommunikationsstile omkring dem. Ligeledes bør ældre generationer være villige til at omfavne nye kommunikationsværktøjer, som udvikler ledere bruger til at forbinde og forny. "

Eksempel på fejlkommunikation 7

" Undskyld mig, mens jeg hopper til konklusioner"

Det ville være sjældent, da en medarbejder ville indrømme, at han laver antagelser og trækker konklusioner uden at tage sig tid til at verificere oplysninger med nogen "i know". I virkeligheden sker det hele tiden, både i skriftlig og verbal kommunikation. Et godt eksempel: En leder, der taler om "opdrætseffektivitet" og den medarbejder, der fortolker ordene som kode for "afskedigelser". Faktisk kan lederen henvise til behovet for at være mere effektiv med levering af kontorkopierpapir. Det er dårligt nok, når antagelser overlades til at fejre privat; Sådanne fejlkommunikationsforbindelser, hvis en medarbejder spreder falske antagelser til andre.

Fyld glasset: Et relativt simpelt middel foreslået af The 2 Percent Factor, et ledelseskonsulentfirma: ledere skal være klare og illustrerende i deres bemærkninger. Og medarbejderne skal bede om afklaring. I et klima af tillid vil de normalt.

Eksempel på fejlkommunikation 8

" Jeg forsøger mit bedste for at imponere dig"

Små virksomhedsejere er ikke de eneste, der gerne vil blive betragtet som kloge, kloge og professionelle. Medarbejdere har samme behov. Men nogle gange går de på den forkerte måde, muddyder deres budskab med komplekse eller blæsende sætninger og jargon, der fører til forvirring og fejlkommunikation. 2% -faktoren citerer et eksempel fra en person, der selvfølgelig forsøger at gøre for at imponere: "Medarbejdere skal arbejde mere synergistisk ved at bruge bedste praksis i konfliktløsning for at sikre, at de opnår optimal produktivitet." Oversættelsen var meget enklere at forstå: "Vi ønsker, at vores medarbejdere skal arbejde bedre sammen, så de får mere arbejde."

Fyld glasset: At sige hvad du mener og betyder hvad du siger er kernen i kommunikation. Det kan ikke betragtes som "fancy talk"; i virkeligheden er det almindeligt tal. Men almindelig snak opnår normalt sit mål: at være klar og direkte og i sidste ende forstået.

Eksempel på fejlkommunikation 9

" Siger mindre er mere"

Hvis du har arbejdet under antagelsen om at "korthed er bedst", er du generelt på rette spor. Men enhver taktik kan tages til en ekstrem, og "under forklaring" er et eksempel på korthed gået for langt. Under forklaring kan der skabes spørgsmål og forvirring, hvilket leder medarbejderne til at udfylde hullerne (og tvinge dem til endnu en gang, hoppe til konklusioner, der kan være fejlagtige).

Fyld glasset: Hvis du ikke er klar til at afsløre alle de detaljer, som medarbejderne har brug for, så de kan forstå din besked, genoverveje timingen. De fleste mennesker nyder godt af og sætter pris på eksempler og illustrationer af disse detaljer. Hvis dine medarbejdere har brug for disse eksempler, kan de læse lige over dem. Men i det mindste vil du gøre din del som en effektiv kommunikator.

Eksempel på fejlkommunikation 10

" Siger mere er mere"

Det modsatte af "underforklaring" er "overforklaring", og denne praksis udføres normalt af en person, der er usikker på hans evne til at kommunikere. Han beslutter at mene sin besked i detaljer, hvilket ofte er unødvendig detalje, hvilket får modtageren af beskeden til at frigøre for tidligt.

* Fyld glasset: * Det ville være nemt, hvis der var nogle hårde og hurtige regler om, hvor lang og detaljeret en besked skal være. Hvis du finder dig selvvækkende, skal du afsætte din besked i en time eller deromkring og derefter vende tilbage til det, og tvinge dig selv til at se det gennem øjnene og øren til en person, der er uinformeret. Spørg dig selv, hvad skal denne person vide? Hvad vil hjælpe ham med at forstå mig? Har jeg brugt det klareste sprog muligt? Det kan også hjælpe med at indgå en besked med en invitation til at følge op med dig personligt, hvis der findes spørgsmål. Medarbejderfeedback kan give dig vejledninger til, hvordan du rammer fremtidige meddelelser, så de vil opfylde din indre optimist og bevare dit syn på glasset som halvt fyldt.