Sådan bruges telefonsystemer til at gøre kontakt med mennesker inde i og uden for din organisation

Selvom det moderne kontor er blevet bedrøvet med yderligere valg i kommunikation med e-mail korrespondance, mobiltelefoner, videokonferencer og tekstbeskeder, er telefonsystemet stadig et stalwart i kommunikation. Kontortelefonen fungerer som den menneskelige kerne på dit kontor, så dine kunder ved, at de arbejder med rigtige mennesker, der bryr sig om deres behov. Dine medarbejdere skal forstå de tekniske aspekter ved at arbejde med dit telefonsystem såvel som etiketten, som du har brug for af dem, når du bruger den.

Gør telefonopkald

1.

Find det korrekte telefonnummer. Uanset om dit opkald bliver internt eller eksternt, skal du sørge for at have det korrekte nummer for at spare tid og nå den rigtige part. Kontakt din kontaktliste eller Rolodex for at undgå at nå et forkert telefonnummer.

2.

Ring telefonnummeret og kontakt din ønskede modtageren. Sørg for at du har nået den rigtige person og hilse på ham og lad ham vide, hvor du ringer og årsagen til dit opkald. Vedligehold en venlig og professionel tone under hele dit opkald.

3.

Skriv ned vigtige oplysninger, når du fortsætter situationen, så du ikke behøver at bede den anden person om at gentage oplysninger, så du vil få den til rådighed og let tilgængelig.

4.

Sammendrag din diskussion og sørg for, at ingen af ​​jer har forladt noget at sige og derefter forberede sig på at afslutte opkaldet på en venlig og professionel måde.

Modtagelse af telefonopkald

1.

Besvar telefonopkaldet på en venlig og professionel måde, såvel som i overensstemmelse med dit kontors protokol. Sørg for at vide, om din arbejdsgiver ønsker, at du besvarer opkaldet, herunder dit fulde firmanavn sammen med dit personlige navn. At besvare opkald på en ensartet måde giver et projektion af din virksomheds tillid og sammenhæng.

2.

Identificer den, der ringer op. Find ud af, hvem hun ønsker at nå, og hvis du kan give den tilsigtede opkaldsmodtager yderligere oplysninger, før du overfører hende. Skriv disse oplysninger ned, så du nøjagtigt kan give oplysninger til den person, der modtager opkaldet. Ved at give opkaldsmodtageren den indkommende opkalds information, kan han svare på hende ved navn.

3.

Overfør telefonsamtalen til den korrekte medarbejder. Oplys straks opkalderen om, at du vil lede ham til den rigtige medarbejder. Tak ham og bede ham en god dag. Når du har nået opkaldsmodtageren, fortæl dem, hvem der ringer, og hvad det betyder, at opkaldet refererer til.

4.

Tag en besked eller send opkalderen til telefonsvarer, hvis hans planlagte modtageren er væk fra sit skrivebord. Sørg for, at modtageren har de korrekte oplysninger, skriv den ned eller lav en mail til at sende til modtageren. Hvis dit kontor er stærkt afhængig af et telefonsvarer, skal du sende opkaldet til modtagerens telefonsvarer. Sørg for, at du sender opkalderen til den korrekte udvidelse.

Ting, der er nødvendige

• Kontakt liste
• Meddelelsesblok

Tips

• Udpege medarbejdere til at kontrollere virksomhedens kollektive telefonsvarerkasse for at sikre, at ingen opkald går tabt.
• Voice mail-systemer har ofte in-box grænser. Slet meddelelser, når du har afstemt spørgsmål for at være sikker på, at du har god plads til nye opkald og spørgsmål.
• Opret en personlig voicemail hilsen for at lade dine indkommende opkaldere have nået den rigtige person. Hold tingene personlige med en venlig og professionel besked.

Advarsel

• Ikke-tilbagevendende opkald kan skade din virksomheds omdømme og miste forretning for dig. Sørg for, at dine medarbejdere omgående returnerer telefonsamtaler og giver så meget hjælp og information som muligt.