Sådan formateres en professionel rapport til bestyrelsen

At holde strømmen af ​​korrekte oplysninger mellem ledelsen og bestyrelsen er vigtig for at træffe velinformerede beslutninger og træffe hurtige handlinger. En måde at sikre, at de rigtige oplysninger ses, er via regelmæssige rapporter til bestyrelsen. Disse rapporter skal være i et professionelt rapportformat, så de let kan fordøjes, med de relevante detaljer fremhævet. Brug en standard bestyrelsesrapport struktur for at få størst effekt.

Strukturrapport Struktur

Bestyrelsen skal følge et let læseligt format. Nogle rapporter vil være kortere end andre. For eksempel kan en månedlig opdatering vedrørende en afdelings udviklingsproces ikke være så detaljeret eller langvarig som det årlige resumé af hele projektet.

Mens kortere rapporter måske ser mere ud som et notat med nøgleoverskrifter og kugler, der beskriver de vigtigste præstationsindikatorer (KPI'er), vil længerevarende rapporter se mere ud som en akademisk rapport med en forsiden og indholdsfortegnelse. Uanset rapportens længde skal du sørge for, at den første del af rapporten angiver, hvor rapporten kommer fra, den tidsramme, rapporten omfatter, og hvem rapporten skal henvise til. Titel rapporten på en måde, der siger, hvad rapporten diskuterer, så læserne hurtigt kan arkivere det og flytte det om nødvendigt. For eksempel angiver "Årlige salgsrapporter baseret på områder" klart, hvad læserne vil opdage i rapporten.

Brug overskrifter og kugler i rapporterne, således at bestyrelsesmedlemmer kan scanne gennem emnerne og finde de relevante oplysninger. Husk, at rapporter bruges til at få handling fra bestyrelsen, så disse rapporter kan opdatere bestyrelsesmedlemmer på et projekt, som de allerede overvåger. Der bør være en introduktion og en sammenfattende sektion for at give bestyrelsen et overblik over oplysningerne i rapporten.

Dobbeltkryd rapporten for at sikre, at formatering, grammatik og stavning er korrekte. Du vil have bestyrelsen at stole på de oplysninger, der gives til dem. Rapporter, der er fyldt med fejl, forlader bestyrelsesmedlemmer, der stiller spørgsmålstegn ved detaljerne og professionaliteten hos den person, der præsenterer rapporterne.

Indhold af bestyrelsesrapporten

Før du skriver rapporten, skal du tænke på rapportens mål. Er målet kun at opdatere bestyrelsen om udviklingen af ​​noget? Eller bliver der anmodet om midler, nye ressourcer eller ændringer? Direkte indholdet for at opfylde rapportens mål.

Kompilere oplysninger og data, der er relevante for målet. Hvis du for eksempel opdaterer bestyrelsen om en ny udrulning af et softwareprogram, skal du samle relevante detaljer om hvilke milepæle der er blevet opnået, hvad de næste faser vil gøre og de involverede tidsplaner. Det ville også være klogt at bemærke eventuelle problemer, der er opstået eller at du projekterer, baseret på fremskridt hidtil. Hvis projektet ligger forud for tidsplanen, skal du være opmærksom på hvordan og hvorfor, for at holde bestyrelsesmedlemmerne begejstrede. Hvis fremskridt er langsommere end forventet, skal du være helt klar over hvorfor. Skjul ikke oplysningerne. Bestyrelsen er der for at hjælpe med at levere løsninger; Hvis du ikke forklarer problemet, er løsningerne sværere at finde.

Vær kortfattet i dine beskrivelser. Hvis du kan sige noget i en sætning, er der ikke behov for at skrive et helt stykke. Hvis du refererer til eksterne undersøgelser, nyheder eller tidligere rapporter, skal du notere referencen og opsummere indholdet. Så har det refererede materiale tilgængeligt, hvis nogen ønsker mere information. Dette holder rapporten kortfattet, uden at udelade nogen oplysninger, hvis bestyrelsesmedlemmer ønsker yderligere oplysninger.

Parternes ansvar

Selvom bestyrelsesmedlemmer eller direktører er ansvarlige for at oprette rapporter, skal både bestyrelsen og ledelsen arbejde sammen. Hvis bestyrelsen får rapporter uden de oplysninger, der kræves for at træffe velinformerede beslutninger, skal bestyrelsen udarbejde en skabelon for bestyrelsen, som lederne skal følge. Ved at standardisere rapporterne til organisationen er alle på samme side, hvad angår informationsstrømmen.

Denne procedure hjælper med at behandle oplysninger. Når alle rapporter er formateret på samme måde, ved bestyrelsen, hvad de skal forvente med hver rapport. Derudover, når bestyrelsen stiller specifikke spørgsmål og nødvendige oplysninger i hver rapport, der eliminerer gætteri, skyldes det, at ledere skriver rapporten. Alle begynder at spore de rigtige data og derefter rapporterer på den på en måde, der hjælper organisationen med at behandle information hurtigere og træffe beslutninger med større selvtillid.