Fax Vs. Email Security

På trods af fremkomsten af ​​e-mail og bevæger sig hen imod det papirløse kontor, forbliver faxen en fastgørelse, med over 100 milliarder faxmeddelelser, der stadig sendes over hele verden hvert år, et tal fra Davidson Consulting som rapporteret af Sagem-Interstar, et IP-fax softwarefirma. Hvad angår voksende e-mail-sikkerhedsproblemer som ondsindet kode, phishing og adgangskode tyveri, kan det være tilfældet at sende følsomme data via fax som en mere sikker løsning.

E-mail

E-mail er blevet det primære middel til at sende dokumenter elektronisk. Email kan bruges til at sende både tekst og billeder, som konverteres til digitalt format og sendes via internettet. Korte beskeder kan sendes i postens krop, mens større dokumenter kan sendes som en vedhæftet fil. E-mail er hurtig og bekvem, men har visse ulemper, såsom dens ephemerality og det faktum, at det ikke er juridisk bindende.

Fax

Før e-mail blev almindeligt, var faxer det primære middel til at sende dokumenter hurtigt mellem to fjerne steder. Ved faxning læses billeder og tekst i den ene ende og opdeles i en samling af 1'en og 0'erne. Denne binære information sendes derefter via et telefonnetværk til en anden faxmaskine, som dekoder dataene og udskriver en kopi af det originale billede. Næsten alle faxmaskiner deler en enkelt protokol, kendt som G3, som instruerer dem om, hvordan man håndterer billeddataene, der sendes mellem dem. Faxer er relativt hurtige, og dokumenter sendt via fax har den fordel at være bindende for juridiske formål. Faxing har ulempen ved datatab, og faxmaskiner kræver fysiske forbrugsstoffer som f.eks. Papir og toner til arbejde.

E-mail sikkerhedsproblemer

E-mail er sårbar over for aflytning af uautoriserede modtagere, som enten modtager en kopi i fejl eller som bevidst får adgang til andres e-mail-konti. Kriminelle kan inficere computersystemer med ondsindet software, der kan stjæle adgangskoder og loginoplysninger eller give adgang til hele computersystemet, så e-mails kan læses. E-mail kan også bruges til at sende malware, som så kan inficere modtagerens computersystemer, der forårsager sikkerhedsproblemer og tab af data. Email kan bruges til at distribuere spam, tids- og ressourceudslettede kommercielle meddelelser, der forstyrrer normal e-mail-brug. E-mail kan bruges til phishing - svigagtige e-mails, der ser ud til at komme fra en bank eller anden legitim afsender, og som forsøger at narre modtageren til at opgive følsomme oplysninger såsom sikre loginoplysninger.

Fax Sikkerhed

Da alle faxer bruger samme protokol, kan en fax sendt fra en maskine modtages og udskrives med en anden fax, uanset om den tilhører den tilsigtede modtager eller ej. Da faxoplysninger sendes via telefonnetværket, er det teoretisk muligt, at en person med uautoriseret adgang til netværket kunne opfange oplysningerne. Fordi en fax er et fysisk dokument, kan det falde i de forkerte hænder. Hvis faxmaskinen f.eks. Er placeret i et delt kontor eller andet fællesområde, kan andre personer ud over den tilsigtede modtager samle faxen eller nogle af dens sider.

Samlet sikkerhed

Selv om e-mail udgør nogle sikkerhedshensyn, kan du mildne disse ved at indføre gode sikkerhedspraksis som adgangskode sikkerhed, brugen af ​​firewalls og anti-malware-software på computersystemer og sikre, at e-mails kun sendes til de påtænkte modtagers adresser. Faxer er mindre sikre på nogle måder, men er sværere at målrette på afstand. Hvis faxen sendes via internettelefoni, er den potentielt sårbar over for tilsvarende sikkerhedsrisici for computere som en e-mail. God faxsikkerhed indebærer at sikre, at afsendere har det rigtige faxnummer, så sørg for, at følsomme oplysninger ikke sendes til en fax i et offentligt område, og sørg for, at alle sider modtages og samles, inden de forlader faxmaskinen.