Arbejdsordre mod faktura
Arbejdsordrer og fakturaer bruges, når en virksomhed eller entreprenør udfører tjenester til kunder og regner dem for disse tjenester. En arbejdsordre kaldes undertiden en købsordre, som også bruges, når en kunde ønsker at købe produkter frem for tjenesteydelser. En faktura genereres, om der købes varer eller ydelser udføres.
Arbejdsordre
En arbejdsordre er typisk en skriftlig anmodning, som kunden stiller til bestemte varer eller tjenester. Oplysninger om at inkludere på blanketten er arbejdsordrenummeret, kundens faktura og fragtadresse, kundens navn, anmodningsdato, forventet leveringsdato, betalingsbetingelser, leveringsmetode, jobbeskrivelse, enhedspris, subtotal, gældende skatter, i alt omkostninger og autoriseret underskrift. Ordren kan også indeholde mængde og del eller varenummer.
Faktura
En faktura er et faktura, som du sender til kunden, der anmoder om betaling for varer, der sælges eller udførte ydelser. Selvom du måske henviser til en faktura som salgsfaktura, kan den person, der foretager købet, kalde det en købsfaktura. Nærmere oplysninger om at inkludere er faktura dato og nummer, dit skat eller registrerings-id, købers navn og adresse, relateret arbejde eller købsordrenummer, enhedsomkostninger og totalpris. Inkluder også en oversigt over skatter, rabatter, depositum betalt, betalingsbetingelser, forfaldsdato og gældende forsinkede gebyrer eller afgifter.
Behandle
Nogle virksomheder kræver, at køberen sender i arbejdsordren via fax eller e-mail, mens andre tillader dem at ringe i anmodningen. I sidstnævnte tilfælde kan du tage ordren over telefonen på baggrund af kundens anmodning. Når bestillingen er udarbejdet, send køberen en kopi, der anmoder om bekræftelse. En faktura er altid udarbejdet af sælgeren. Når en arbejdsordre ændres, skal originalen opdateres, og fakturaen skal afspejle de respektive ændringer. Arbejdsordren og matchningsfakturaen skal indleveres under kundens konto.
Overvejelser
Hvis din virksomhed er lille, kan du bruge en kontorsoftware til at udarbejde arbejdsordrer og fakturaer. Hvis du har mange kunder, overveje at investere i ordrehåndtering og fakturering. Dette giver dig mulighed for at indtaste, spore og styre ordrer og elektroniske faktura kunder. Du kan også køre aldrende rapporter for at overvåge ubetalte fakturaer. Det kan være muligt at kombinere arbejdsordre og faktura. For eksempel, hvis det udførte arbejde er lille, kan du bruge en enkelt form på servicetidspunktet. Uafhængige entreprenører eller små virksomheder kan bruge en form, mens større virksomheder har tendens til at adskille de to.