Hvad er skriftlig kommunikation i erhvervslivet?

Skriftlig kommunikation giver virksomhederne mulighed for at kommunikere udvikling, forventninger og juridiske forhold til medarbejdere og kontakter i omverdenen. Mens traditionelle hårde kopier af skriftlig kommunikation i erhvervslivet stadig er udbredt, er e-mail og online kommunikation blevet mere og mere almindeligt. I betragtning af den vigtige skriftlige kommunikation er det en god ide at forstå det grundlæggende for at anvende bedste praksis til din egen virksomhed.

typer

To hovedklasser af skriftlig kommunikation er i erhvervslivet, ifølge My Own Business, en nonprofit organisation, der arbejder med iværksættere. Intern skriftlig erhvervskommunikation involverer arbejdsgivere og medarbejdere på alle niveauer i virksomheden. Ekstern skriftlig kommunikation involverer kunder, uafhængige entreprenører, erhvervskollegaer og andre personer, der ikke arbejder direkte for virksomheden. De tre hovedtyper af skriftlig kommunikation i erhvervslivet omfatter forretningsbrev, memoranda og rapporter. Moderne eksempler kan strække sig til tekstbeskeder, sociale netværkstjenester og multimediefirmaer.

Anvendelser

Erhvervsbreve kan hjælpe med at fremme virksomhedens image ved at kommunikere med omverdenen. Memoranda bruges hovedsageligt af arbejdsgivere og medarbejdere til at formidle information om aktuelle projekter, ændringer i forretningsprocedurer eller andre interne emner. Erhvervsbreve og memoranda kan bruges til at bekræfte skriftligt, hvad der er aftalt mundtligt. Rapporter hjælper med at kommunikere ny information, analyse af data eller forskning eller anbefalinger til fremtidige beslutninger.

Email Kommunikation

Email er blevet en almindelig form for skriftlig kommunikation i erhvervslivet på grund af sin hurtige levering, brugervenlighed og evne til at nå ud til store målgrupper. Opbevaring af forretningsmail er blevet stadig vigtigere, da e-mail er blevet "lige så tilladt" i retten som formelle papirdokumenter. Som e-mail-kommunikation fortsætter med at vokse som en form for skriftlig erhvervskommunikation, ser virksomhederne i stigende grad på eksterne kilder for at få hjælp til email management.

Tips

Lav en oversigt, før du udarbejder skriftlig kommunikation for korthed, klarhed og succinctness. Tilbyde yderligere ressourcer til fortsat kommunikation, som f.eks. Et telefonnummer, faxnummer eller e-mail-adresse. Brug kuglepunkter og nummererede lister for enkelhed. Skriftlig erhvervskommunikation skal konkluderes med en opfordring til handling. Opfølg skriftlig kommunikation med et telefonopkald, når det er muligt.

Etikette

Overhold passende etikette, når du sender eller svarer til virksomhedskorrespondance. Erhvervsbreve skal indeholde brevpapir, dato, læserenes adresse, en hilsen, brevposition, hovedkropsindhold, afsluttende bemærkninger og afsenderens underskrift og navn.

Når du svarer på e-mail, skal du ikke slette afsenderens originale besked i din svartekst. Hvis du forlader disse oplysninger på plads, kan din modtager hurtigt placere dit svar i sammenhængen. Forretningsmail emne linjer bør være klar og meningsfuld. Hvis du er usikker på modtagerens navn, skal du henvise til noten som "Dear Sir eller Madam."