W2 Beskæftigelsesformkrav

En arbejdsgiver skal indgive W-2, Løn og Skatteerklæring for alle sine medarbejdere. Hvis du ikke arkiverer W-2'er for alle medarbejdere eller indgiver W-2'er for sent, kan det betyde stive straffe for virksomheden. Virksomheder kan enten fil W-2s manuelt eller elektronisk via Social Security Administration hjemmeside.

Angiv korrekt medarbejderens navn

I boks E skal du indtaste medarbejderens fornavn og mellemstart i den første boks, medarbejderens efternavn i den anden boks og medarbejderens suffiks, hvis det er relevant, i det tredje felt.

Angiv korrekt lønoplysninger

Indtast lønbeløbet, herunder decimaltegnet og cent. Indsæt ikke et dollar tegn, når du indtaster lønoplysninger.

Formatering

Brug kun sort blæk, når du udfylder formularerne manuelt. Blæklighter end sort accepteres ikke, fordi blækket kan falme, hvilket giver mulighed for fejllæste oplysninger. Hvis du udfylder formularen på en computer, skal du bruge Courier 12-punkts skrifttype, hvis det er muligt. En større skrifttype er bedre end en mindre, men sørg for at alle oplysninger passer i de relevante felter.

Indsendelse af formularerne

Send kopi A af Form W-2 til Social Security Administration's Data Operations Center. Send kopi 1 til alle nødvendige skatteafdelinger, herunder stats-, by- og lokale agenturer. Du kan sende op til 249 Form W2'er pr. Post i samme pakke.

Obligatorisk elektronisk arkivering

Hvis du sender 250 eller flere Form W-2'er, skal du arkivere elektronisk. Hvis du af en eller anden grund ikke foretrækker at arkivere elektronisk, kan du anmode om en undtagelse ved at indsende Formular 8508, Anmodning om Afkald fra Filing Information Returnerer Elektronisk. Du skal indsende blanketten 45 dage før forfaldsdatoen for Form W-2s.

Indleveringsdatoer

Hvis du sender formular W-2s, skal regeringen modtage dem den 28. februar. Hvis du arkiverer elektronisk, skal blanketter ske senest 31. marts. Du kan straffe for indlevering af sen W-2'er.