Sådan skriver du fortrolige rapporter til medarbejdere

Advarsel

• Forventningen om fortrolighed, uanset om det kræves i henhold til lov eller som en politik i din organisation, har faglig og juridisk ansvar. Undladelse af at opretholde fortrolighed kan føre til retssager, skade din karriere og påvirke din organisation.

Intern kommunikation er et kendetegn ved enhver organisation, uanset om det er en stor eller lille virksomhed, en kirke eller en ideel gruppe eller et regerings kontor. Selvom meget kommunikation sker mundtligt i ansigt til møde møder, via telefon eller via videochat, spiller skriftlig kommunikation en vigtig rolle i enhver organisation. Dokumenter giver mulighed for at kommunikere omhyggeligt, præcist og tydeligt. Derudover giver de en permanent oversigt over de ideer og oplysninger, der formidles, opgaveopfordring og ledelses- eller medarbejderforventninger. Skriftlige dokumenter kan være beregnet til bred, åben distribution. Men lejlighedsvis må du sende en fortrolig rapport, hvilket betyder et "kun øjne" dokument, der kun skal ses af en enkelt medarbejder eller en lille, valgt gruppe af adressater. Din organisation kan kræve brug af en fortrolig rapportskabelon, men selv om det ikke er tilfældet, er det vigtigt at følge protokollen, når du sender fortrolige rapporter.

Kend Lingo

Organisationer har typisk deres egen terminologi for fortrolige rapporter. Den føderale regering bruger for eksempel udtryk som "Top Secret", "Confidential Business Information", "Trade Secret" eller "Internal and Deliberative" for at skelne forskellige typer information, der er beregnet til meget begrænset distribution. Betegnelserne betyder forskellige ting og kræver forskellige niveauer af dokument sikkerhed. Personer, der sender sådanne dokumenter, såvel som dem, der modtager dem, skal være opmærksomme på kravene i forbindelse med hvert niveau af fortrolighed.

Store virksomheder har også tendens til at gøre lignende forskelle og kan have deres egne regeringslignende krav på plads. Mindre virksomheder bruger generelt en mindre formel tilgang, men forventer stadig, at fortrolighed skal vedligeholdes. Hvis du skriver en rapport, der er beregnet til at blive fortroligt, skal du sørge for, at du er bekendt med din organisations terminologi.

Kend protokollen

Fortrolige transmissioner kan kræve særlig håndtering. Måske er e-mail-levering forbudt, og fortrolige dokumenter skal leveres manuelt. En særlig mappe eller konvolut kan være påkrævet, eller en fed "Eyes Only" -stempel. Nogle organisationer tillader kun, at fortrolige dokumenter skrives eller kopieres på udvalgte maskiner specielt dedikeret til formålet. Personer, der er ryddet for sådan kommunikation, kan være de eneste, der har lov til at oprette de fortrolige dokumenter, måske efter specialuddannelse og certificering. Tilsvarende kan modtagere af fortrolige oplysninger også kræves at have en sådan certificering fra organisationen.

Det påhviler den person, der opretter det fortrolige dokument, at være opmærksom på interne krav og følge dem i brevet. Modtageren eller modtageren af ​​dokumentet forventes også at være bekendt med selskabets protokol, således at alle parter i løkken vil kunne opretholde fortrolighed i overensstemmelse hermed.

Forstå dit formål

Du bør kun gøre din kommunikation fortrolig, når et sådant trin er udtrykkeligt nødvendigt eller anses for nødvendigt for at beskytte usædvanligt følsomme oplysninger. For eksempel kan en leder forventes at sende en medarbejder en skriftlig resultatrapport hvert år, og at bruge et årligt fortroligt rapportformat til at oprette og sende rapporten. I dette tilfælde er behovet for fortrolighed selvklart.

På den anden side indeholder måske en ad hoc-mail til en medarbejder følsomme og strategiske oplysninger, der ikke bør distribueres bredt. I dette tilfælde kan afsenderen af ​​e-mailen gerne påberåbe sig fortrolighed for at beskytte indholdet af e-mailen. I hver henseende er anerkendelse af behovet for fortrolighed det første skridt i passende kommunikation.