Sådan skriver du et certifikat om readiness for en forsendelse

Et certifikat om beredskab i forbindelse med forsendelser henviser til et formelt dokument, hvor en person eller et firma bekræfter, at en forsendelse er i ordentlig orden og klar til at flytte til levering. Disse dokumenter - også kaldet fragtfakturaer - er gavnlige, fordi de giver skriftlige oversigter over de afsendte varer; varens tilstand de politikker og regler, som forsendelsen måtte følge og andre grundlæggende data, såsom kontaktoplysninger for både afsenderen og køberen. Hvis køberen modtager varer, der er beskadiget eller på anden måde ikke tilstrækkelige, kan certifikatet bevise hvem der er ansvarlig hos rederiet eller i nogle tilfælde bevise, at der opstod problemer efter forsendelsen.

1.

Skriv "SHIPPER:" efterfulgt af dit navn eller navnet på rederiet. Ret en gang og skriv de fulde kontaktoplysninger til dig eller firmaet, herunder e-mail, telefon og fax adresser og numre.

2.

Returner to gange. Skriv "RECIPIENT:" efterfulgt af et enkelt retur og modtagerens kontaktoplysninger.

3.

Dobbelt retur og skriv "DATE:" efterfulgt af den aktuelle dato.

4.

Dobbelt retur og skriv et stykke, der angiver, at du eller rederiet giver certifikatet om beredskab til at verificere varens tilstand, der skal sendes, og fuldstændigheden af ​​køberens ordre. Inkluder køberens ordrenummer samt kontonummer, hvis det er relevant, samt den dato, hvor varerne skal afsendes.

5.

Dobbelt returnere to gange mere og skriv en overskrift som "Varer til forsendelse" eller noget lignende. Nedenfor dette, skal du inkludere et diagram eller en liste over detaljer, der beskriver hver enkelt vare, der sendes. Diagrammet eller listen skal indeholde varens navn, eventuelle referencenumre, der er knyttet til varen, varebeskrivelser, varemængder og både enheden og den samlede pris for hver vare. Giv en samlet forsendelsesomkostning i bunden, der inkluderer fragtomkostninger og andre gebyrer som f.eks. Rushing ordren.

6.

Dobbelt retur. Angiv eventuelle regler eller politikker, der gælder for forsendelsen, og hvordan forsendelsen er i overensstemmelse.

7.

Vend tilbage to gange. Angiv, hvem der inspicerede varerne, der skal afsendes, og hvornår. Sig, at forsendelsen er certificeret og klar til afsendelse, når alle krav til forsendelse er opfyldt.

8.

Dobbelt retur. Giv mærket linjer til din eller en administratorens godkendelses signatur og en datolinje, der angiver, hvornår certifikatet blev underskrevet. Tegn og dato certifikatet og levere det til køber eller anden korrekt agent.

Ting, der er nødvendige

• Lagerdata, som f.eks. ID-id-numre på varer, der skal sendes
• Kopi af politikker eller regler for forsendelser