Sådan skriver du en konto notation

Der er en sammenhæng mellem høje niveauer af kundetilfredshed og en forretning, der opnår succes og højt overskud. Derfor har mange virksomheder call centre, hvor kunderne kan udtrykke bekymringer, stille spørgsmål og løse eventuelle problemer, de oplever med de produkter eller tjenester, som virksomhederne tilbyder. Hver gang en kunde ringer, skal den repræsentant, der taler med kunden, tydeligt notere detaljerne i diskussionen, så virksomheden har en grundig oversigt over hver kundes konto og individuelle situation.

1.

Besvar opkaldet fra kunden. Hver virksomhed har sine egne specifikke hilsenrepræsentanter skal adressere kunderne, når de besvarer telefonopkald. I en høflig tone, brug den hilsen din virksomhed foretrækker at starte samtalen med kunden.

2.

Få adgang til kundens konto. Virksomheder bruger ofte kundekontonumre til at hente kontooplysninger, men i nogle tilfælde kan kunden muligvis ikke have disse oplysninger tilgængelige. Nogle systemer tillader repræsentant at trække op kundekonti ved hjælp af kundens telefonnummer.

3.

Bekræft konto og kontohaver. Spørg kunden om de sædvanlige oplysninger, som f.eks. De sidste fire cifre i hans socialsikringsnummer, hans adresse, hans fødselsdato eller hans navn. Hvert firma har sine egne metoder til at verificere kundekonti.

4.

Identificer kundens spørgsmål eller bekymring. Hvis det er nødvendigt, tag et øjeblik til at gennemgå tidligere noteringer for at gøre dig bekendt med kundens situation. Lyt opmærksomt på kundens forklaring af hendes spørgsmål eller bekymring og tag noter.

5.

Løs kundens problem og besvar eventuelle spørgsmål. Tag de nødvendige foranstaltninger for at sikre, at du har opfyldt kunden. Hvert firma har forskellige metoder til at håndtere individuelle kundeklager. Når du løser problemet, spørg kunden, hvis han er tilfreds med den måde, hvorpå du håndterede situationen for at sikre hans tilfredshed.

6.

Udfyld din konto notation. En konto notation skal angive årsagen til kundens opkald, den handling du har taget og eventuelle løfter du har foretaget til kunden. Korrekte kontooplysninger er afgørende, da de sikrer, at kundens problem er løst, og at han har fået fremragende service. De sørger også for, at der blev foretaget arrangementer og opbevaret og fungerer som en rekord for fremtidige repræsentanter for at se, om kunden ringer igen.