Sådan skriver du regnskabspraksis og -procedurer

Regnskabspraksis og procedurer hjælper dine medarbejdere med at drive din virksomhed uden din konstante vejledning. De er enkle, lette at forstå og følge. Hvis din virksomhed f.eks. Har en politik om ikke at acceptere checks, accepterer medarbejderne ikke checks, selvom du ikke er der for at overvåge dem. At skrive regnskabspraksis og procedurer kan være svært, men de vil hjælpe dig på lang sigt, idet processerne er standardiserede og enkle.

1.

Organiser din skrivning. Har en særskilt sektion for hver regnskabsproces, som f.eks. Gældsforpligtelser, tilgodehavender og anlægsaktiver. Giv hver enkelt politik og procedure (P & P) et nummer og brug nummereringssystemet til at organisere dokumentationen. For eksempel kan alle kundefordringer P & Ps starte med en 1, betales med en 2. Så hvis du leder efter et specifikt dokument relateret til betalende regninger, kan du søge efter 2-serien og finde den let, måske som en 201 eller 2001.

2.

Brug en skabelon til at skrive politikker og procedurer. Det gør dokumentationen let at skrive og forstå. Overvej at have et format, hvor du øverst har en standard label med navn, dato, dokumentnummer og anden information. Nedenfor på siden kan du placere et afsnit kaldet "Formål" for at forklare målet om P & P og efter at du kunne starte med den faktiske fortælling om den proces, du vil standardisere.

3.

Skriv tydeligt med god stavning og grammatik. Politikker og procedurer skal bruges af mange mennesker, så det er let at læse og idiotsikker. Undgå at navngive folks navne, og i stedet bruge positionsnavne. Vær konsekvent i din skrivning for at undgå forvirring. Hvis du har en "Accounting Clerk" arkivregning, skal du ikke ændre den samme stilling til "Clerk I" eller "Filing Clerk" i andre P & P.

4.

Design dine politikker og procedurer med henblik på god intern kontrol. For eksempel bør bogholderen ikke kunne underskrive checks. Alle checkudbetalinger skal ledsages af tilmeldinger fra ejer eller leder, der erkender, at købet blev godkendt, og alle tjenester og varer blev modtaget på passende vis.

Tips

  • Overvej at få en færdigpakket politik og softwarepakke til din branche. De fleste processer er ens, og ved at få software, hvor du kun skal ændre eller tilføje nogle få ting, kan det spare dig en smule tid. Det er nemmere at ændre eksisterende dokumentation end at gøre det hele fra bunden.
  • Få din revisor til at kigge på din P & Ps for at finde frem til eventuelle interne kontrolproblemer, der kunne løses ved hjælp af en anden procedure.

Advarsel

  • Gennemgå politikkerne og procedurerne mindst en gang om året for at sikre, at det stadig er gyldigt og korrekt. Tingene ændres i erhvervslivet, og P & Ps skal opdatere med ændringerne.

Populære Indlæg