Email Respekt på Arbejdspladsen

Email er en allestedsnærværende form for tovejskommunikation i mange menneskers hverdag - hjemme og på arbejdspladsen. Imidlertid kan nogle arbejdstagere undlade at adskille en tilbagelænet personlig livsstil korrekt fra et respektfuldt professionelt miljø. Nikita Garia foreslår i en artikel for "Indien Real Time" -delen af ​​"The Wall Street Journal" -websted, at e-mail-respekt ikke kun er vigtig i din umiddelbare kontorindstilling, men også når du kommunikerer med andre forretningsrelaterede enheder udenfor arbejdsplads - og rundt om i verden.

Composing

Du er konstant i sammensætningsmodus, når du opretter eller svarer på en e-mail-besked. Bestræb dig på altid at bruge gode skrivefærdigheder, herunder grammatik, stavning og sætestruktur. Brug professionelt sprog, selv i tilbagelagte arbejdsindstillinger, medmindre hele organisationen er på samme side. Selvom en besked, der sendes til medarbejdere på arbejdspladsen, menes som et alternativt kommunikationsmiddel og ikke til litterær offentliggørelse, skal dine meddelelser formes som et essay eller en pressemeddelelse - introduktion, krop og konklusion - hvis det er flere sætninger længe .

Sende

Forestil dig, hvordan en ny e-mail-meddelelse vises på computerskærmen for modtageren. Indbakken til e-mail-klienten eller -programmet viser kun oplysninger om karakteren af ​​meddelelsen - emnet, afsenderen og datoen / klokkeslættet. Medtag et emne i e-mailen som en høflighed, så modtageren kan få en hurtig ide om, hvad e-mailen handler om. Tag også fuldt ejerskab og maksimere funktionerne til personlig tilpasning til din e-mail-konto. For eksempel, gå ind i dine emailindstillinger og udfyld dit for- og efternavn samt din stilling og afdeling. Opret en underskrift, der indeholder de samme oplysninger, men lister også din adresse, telefon og fax, hvis det er relevant. Denne høflighed hjælper afsenderen med at identificere, hvem du er, og mindsker også den tid, det tager at spore dine yderligere oplysninger.

Modtagelse

Læs dine nye og indgående e-mail-meddelelser så hurtigt som muligt, hvis en hurtig svar eller nødsituation er nødvendig af afsenderen. I mange e-mail-programmer kan afsendere inkludere et udråb "!" markere for at angive stor betydning. Aktiver også kvitteringsfunktioner i dit e-mail-program, uden respekt for personer på din arbejdsplads, der har brug for dokumentation om, at e-mailen ankom i din indbakke, og at du læste meddelelsen. I øjeblikket sparer aktiveringsfunktionerne automatisk dig tid fra at skulle svare på paranoide e-mails langs følgende linjer: "Fik du min email?"

Besvarelse

Reagere på e-mail-meddelelser så hurtigt som menneskeligt muligt og som tiden tillader det. Når du modtager et telefonopkald, kan både dig og den, der ringer op, tælle antallet af ringe. Tilsvarende kan e-mail-afsendere bruge tidsstemplerne til at tælle antallet af minutter, der kræves for at læse og svare på en e-mail-besked. Ud af høflighed, komponere og send et fuldt svar så hurtigt som muligt. Du kan også sende en kort besked personligt med angivelse af, at du har modtaget beskeden, og når du forventer at indsende et komplet svar. Dine kolleger sætter pris på at du i det mindste har emailbeskeden og dens indhold på din tallerken for dagen.

Arkivering

Gem arbejdspladsens e-mail-meddelelser så længe du kan, uden at ofre organisation eller nedbryde ressourcer til kontoropbevaring. Opret mapper, der har navnene på enkeltpersoner eller afdelinger, der normalt sender dig e-mails, og derefter oprette filtre, der automatisk sender disse e-mails i de respektive mapper. Fjern regelmæssigt din indbakke og læg ufilerede e-mails i nyoprettede mapper eller papirkurven. Konfigurer automatisk arkivering, der gemmer e-mails til en anden lagringsplads efter et bestemt antal dage. I mange henseender er e-mails officiel arbejdspladsdokumentation, ligesom i at skrive et memorandum eller et "Re:" (om) brev på papir. Som en side kan e-mails også fungere som dokumentation i juridiske spørgsmål for virksomheden.