Er alle arbejdsgivere nødt til at filere en W-2?

Når en lille virksomhedsejer driver en enebolig, er de juridiske krav vedrørende beskatning relativt enkle. Når ejeren begynder at ansætte medarbejdere, bliver reglerne meget mere komplekse. Ikke alene har virksomheder brug for et arbejdsgivernummer for skatter, men de skal også starte kildeskat på vegne af deres medarbejdere. Dette kræver ofte Internal Revenue Service (IRS) Formular W-2, et af de mest almindelige skattedokumenter. En W-2 er imidlertid ikke universelt påkrævet og kan afhænge af omstændighederne.

W-2 Forms

En W-2-formular er kendt som en Løn- og Skatteerklæring. Den officielle version er en seksdelt formular på en enkelt side med ensartede afsnit for parter som arbejdsgiver og medarbejder. Skemaet viser, hvor meget virksomheden betalte arbejderen sammen med, hvor mange penge der blev tilbageholdt for skatter som Social Security og Medicare. Virksomheden skal indsende denne formular og sende de nødvendige kopier til medarbejderne.

Anvendelser

Generelt skal W-2 bruges, hvis arbejdsgiveren har medarbejdere og betaler dem en løn. Enhver arbejdstager, der er som medarbejder (i stedet for en entreprenør, for eksempel) skal modtage Form W-2, uanset hvor meget eller lidt han arbejder, eller hvordan han bliver betalt, f.eks. Gennem løn, løn eller bonusser. W-2 er det eneste primære dokument, der indeholder både socialsikringsnummeret og Medicare-lønnen for et skatteår.

Undtagelser

Der findes nogle undtagelser. Nøglen er, hvordan en medarbejder er defineret. Der er meget specifikke regler, der definerer nogle, der arbejder på et firma på deltid gennem en kontraktordning og en person, der rent faktisk er en medarbejder, men der anvendes flere retningslinjer. Hvis en virksomhed ikke styrer, hvordan, hvor eller hvornår en medarbejder gennemfører opgaver, kan han betragtes som en kontrahent og er ansvarlig for sine egne skattebetalinger. En W-2 er ikke brugt i dette tilfælde.

1099s

Hvis en W-2-form ikke anvendes, er den alternative form et 1099-dokument, kendt som et Independent Contractors-dokument. Dette omfatter meget af de samme oplysninger som en W-2, men viser ikke tilbageholdenhed for skat, da entreprenører ikke er underlagt tilbageholdenhed.