Udfordringerne i Business Email Communication

Erhvervschefer i dag kommunikerer jævnligt med deres medarbejdere, kunder og andre interessenter via e-mail. Mens e-mail-kommunikation er hurtig og nemt kan sendes fra en pc, en telefon eller en anden mobil enhed, afviser chefer e-mail for udfordringer, som mediet udgør i virksomhederne store og små.

effekter

At sende en e-mail besked er ikke som at sende en forseglet konvolut via postvæsenet. Kommunikation på papir er langt mindre tilbøjelige til at blive læst af en, som meddelelsen ikke er beregnet til. Dette er ikke sandt med e-mail, som kan videresendes af modtageren til hvem han vælger. Udfordringen for enhver forretningsmand er at tænke klart om indholdet af den e-mail-meddelelse, han er ved at sende, og de utilsigtede konsekvenser af oplysningerne, der slutter i den forkerte in-box.

Tidsramme

Nogle gange bliver en email-meddelelse tilstoppet i "systemet" og leveres ikke i timer eller undertiden endda dage fra det tidspunkt, den blev sendt. Du forventer næsten øjeblikkelig levering, men det er ikke altid tilfældet. Nøjagtig dato og tidsstempling kan afhjælpe en del af dette problem. Men det er også vigtigt at overveje, hvilken tidszone mailserveren er i, og hvordan idiot-proof sendemekanismen er.

Overvejelser

Email var designet til at forbedre kommunikationen ved at gøre det hurtigere og mere til det punkt. Men udskrivning af e-mail-meddelelser på firmaprinteren besejrer dette formål. Det "papirløse" kontor er langt væk, hvis alt for mange ansatte insisterer på at holde papirfiler af alle de e-mail-meddelelser, de sender eller modtager.

Advarsel

Email har gjort det nemt at være doven. Mens der er tydelige effektivitetsgevinster, der kan opnås ved at bruge email, skal du sørge for, at dit salgsteam ikke bruger e-mail som en krykke. Der er intet som et varmt personligt møde for at lukke et salg eller gøre en overbevisende tonehøjde til en potentiel kunde.

Ekspertindsigt

Ligesom salgsfolk skal være personligt foran kunder, skal ledere også være personligt i kontakt med medarbejderne, bemærker Shawn Smith fra Next Level Consulting, en New York-baseret konsulent til voksende virksomheder. Det er for nemt for ledere at sidde i lukkede kontorer og email medarbejdere uden at tale med dem en-til-en. Selv den mest klare email kommunikation vil få brug for afklaring af nogle medarbejdere.